Manajemen dan Monitoring Kontrak Dalam Meningkatkan Mutu Layanan RS

Prosedur Pemilihan, Penetapan, Evaluasi Dan Mengakhiri Kontrak Manajerial Dan Kontrak Klinis sebagai berikut;

Pemilihan Kontrak Manajerial

Dalam melakukan pemilihan kontrak manajerial , maka rumah sakit melakukan identifikasi terlebih dahulu terhadap kebutuhan pelayanan pasien yang bersifat manajerial yang tidak dapat dipenuhi oleh sumber daya RS.

Cakupan kontrak : Pelayanan cleaning service, pelayanan keamanan, pelayanan parkir dan pelayanan linen.

Metode Penelitian dalam evaluasi / seleksi kontrak :`

Evaluasi Administrasi

Mampu memberikan penjelasan ke pihak RS dengan jelas.
Jelas secara administrasi dan hukum.
Rekomendasi yang baik dari pihak terkait.
Sesuai dan patuh pada perundang-undangan yang berlaku

Evaluasi Teknis

Mampu memberikan penawaran di sertai dengan teknis yang baik, jelas dan detil
Mampu menghadirkan tenaga ahli yang berkompeten untuk melakukan penjelasan
Mampu memberikan demonstrasi dan simulasi
Mampu memenuhi semua kebutuhan yang di minta oleh RS
Mampu memberikan proses implementasi yang baik
Mampu memberikan garansi teknis yang baik
Mampu memberikan pendampingan pada saat implementasi dan sesudah implementasi
Adanya call center yang dapat di hubungi bila ada masalah
Aftersales yang bagus
Menjamin ketersediaan barang habis pakai selama satu tahun kedepan

Evaluasi Harga

Mampu memberikan harga yang bersaing dengan spesifikasi yang sama
Mampu memberikan metode pembayaran atau kerja sama yang menguntungkan
Mampu memberikan reminder bila ada kebijakan pembayaran secara bertahap
Mempunyai internal administrasi yang baik.
Mampu memberikan solusi mengenai biaya pajak yang terkait

Penetapan Kontrak :

Kontrak manajerial disusun berdasarkan kebutuhan dan upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit.
Penetapan kontrak akan di putuskan oleh Managemen Yayasan

Rancangan Kontrak

Penjelasan pihak terkait
Syarat Syarat Umum Kontrak ; Kuantitas, Harga, waktu
Pelaksanaan kontrak
Penyelesaian kontrak
Adendum kontrak
Pemutusan kontrak
Hak dan kewajiban pihak terkait
Pembayaran
Pengawasan mutu
Sengketa
Syarat syarat khusus ; Spesifikasi umum, Spesifikasi khusus, Gambar gambar, Dokumen lain

Penandatanganan kontrak

Penandatanganan kontrak di lakukan paling lambat 14 hari kerja
Yang berhak melakukan penandatanganan kontrak medis dan Non Medis adalah Direktur Rumah Sakit

Monitoring/Evaluasi Kontrak ; Pengawasan pelaksanaan evaluasi kontrak dilakukan oleh Kepala Unit/ Instalasi tersebut dan dilaporkan Kepada Direktur Rumah Sakit. Evaluasi atau review kontrak dilakukan untuk menilai apakah kontrak tersebut akan dilakukan perpanjangan atau diakhiri. Dalam mengevaluasi kontrak, terdapat 2 metode dalam pengevaluasiannya

Metode Pengawasan ; Pengawasan di lakukan swakelola oleh unit terkait mulai dari persiapan, implementasi hingga akhir masa kontrak

Pengawasan administrasi terhadap dokumentasi dan pelaporan kegiatan
Pengawasan realisasi teknis baik terhadap barang habis pakai, peralatan dan tenaga ahli
Pengawasan financial meliputi pembayaran , efisiensi dan efektifitas.

Metode Evaluas ; Pengawasan terhadap kinerja dan hasil yang di laporkan dan di evaluasi secara berkala:

Evaluasi dilakukan oleh unit atau dewan pengawas yang terkait minimal 1 bulan sekali.
Unit terkait atau tim pengawas memberikan hasil evaluasi dan rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan kinerja pihak ke tiga.
Jika dalam pelaksanaan masa kontrak terdapat pelayanan yang tidak sesuai dengan kontrak maka unit terkait atau tim pengawas memberikan rekomendasi kepada Yayasan Dika ataupun Rumah Sakit untuk menegur atau melakukan pemutusan kontrak sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama.

Mengakhiri Kontrak : Hal hal yang perlu di perhatikan oleh pihak Rumah Sakit tentang pengakhiran kontrak

Kebijakan mengakhiri kontrak di atur oleh klausul di dalam kontrak yang telah di sepakati dua belah pihak.

Evaluasi akhir sebelum berakhirnya masa kontrak harus di lakukan 3 bulan sebelumnya
Bila akan di lakukan kontrak baru, maka proses sudah selesai di lakukan minimal 2 bulan sebelum kontrak utama habis untuk menjamin berkesinambungan (kontinuitas) pelayanan rumah sakit.
Bila sampai waktu habis kontrak, namun belum ada kontrak baru, maka tertuang di kontrak bahwa pelayanan akan terus di berikan selama 1 bulan atau sesuai kesepakatan bersama dengan besaran biaya yang di sepakati, atau prosentase waktu dan nilai kontrak

Bila ada sengketa maka di lakukan dengan tahapan yang ada di dalam kontrak. Bila tidak tercantum, maka akan di selesaikan secara kekeluargaan dan bila tidak berhasil akan di tempuh jalur hukum. Selama proses sengketa, untuk menjamin kontinuitas pelayanan, kedua belah pihak tetap harus terus di laksanakan selama 1 bulan.
Teliti sistem kontrak yang ditandatangani/apakah telah tepat, dan telah sesuai dengan realisasi pelaksanaannya.
Bila ada klausul pemberian uang muka, pastikan bahwa uang muka yang diberikan kepada penyedia barang/jasa telah sesuai dengan ketentuan.

Pemilihan Kontrak Klinis

Dalam melakukan pemilihan kontrak klinis , maka rumah sakit melakukan identifikasi terlebih dahulu terhadap kebutuhan pelayanan pasien yang bersifat klinis yang tidak dapat dipenuhi oleh sumber daya RS.

Penetapan Kontrak Klinis ; Kontrak klinis disusun berdasarkan kebutuhan klinis sesuai dengan kebutuhan pelayanan pasien. Hal hal yang perlu di perhatikan untuk penetapan kontrak klinis adalah sebagai berikut:

Harus di lakukan proses kredensi yang jelas terhadap pihak penyelenggara

Surat ijin yang masih sah secara hukum
Surat syarat administrasi lain yang di atur oleh hukum secara jelas masih berlaku
Posisi, alamat kerja yang terverifikasi, mudah terjangkau dan dapat di andalkan

Harus memastikan proses pelayanan tidak membebankan pasien
Harus mendapatkan kepastian mengenai alur pelayanan yang di sepakati
Harus mendapatkan kepastian waktu yang di sepakati mengenai pelayanan
Harus mendapatkan kepastian biaya dengan jelas
Harus memastikan mengenai proses penagihan dan pembayaran
Mendapatkan rekomendasi dari unit terkait internal rumah sakit
Sudah di rapatkan dan di setujui pihak management rumah sakit maupun Yayasan
Jika kontrak klinis berkaitan dengan staf profesional, maka staf tersebut harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan RS dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Proses kontrak klinis staf professional meliputi :

Proses kredensial
Proses rekomendasi
Penetapan kontrak
Evaluasi kontrak (penilaian kinerja)
Proses rekredensi
Mengakhiri kontrak

Evaluasi Mutu Kontrak Klinis

Kontrak klinis yang telah ditetapkan dilakukan evaluasi setiap tahun oleh instalasi atau unit kerja yang terkait.
Para pihak tetap menjaga mutu dan kontinuitas pelayanan.
Jika dalam pelaksanaan masa kontrak terdapat pelayanan yang tidak sesuai dengan kontrak maka unit terkait memberikan rekomendasi kepada Yayasan Dika ataupun Rumah Sakit untuk menegur atau melakukan pemutusan kontrak sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama.

Mengakhiri Kontrak

Hal hal yang perlu di perhatikan oleh pihak Rumah Sakit tentang pengakhiran kontrak
Kebijakan mengakhiri kontrak di atur oleh klausul di dalam kontrak yang telah di sepakati dua belah pihak.

Evaluasi akhir sebelum berakhirnya masa kontrak harus di lakukan 3 bulan sebelumnya
Bila akan di lakukan kontrak baru, maka proses sudah selesai di lakukan minimal 2 bulan sebelum kontrak utama habis untuk menjamin berkesinambungan (kontinuitas) pelayanan rumah sakit.
Bila sampai waktu habis kontrak, namun belum ada kontrak baru, maka tertuang di kontrak bahwa pelayanan akan terus di berikan selama 1 bulan atau sesuai kesepakatan bersama dengan besaran biaya yang di sepakati, atau prosentase waktu dan nilai kontrak.
Bila ada sengketa maka di lakukan dengan tahapan yang ada di dalam kontrak. Bila tidak tercantum, maka akan di selesaikan secara kekeluargaan dan bila tidak berhasil akan di tempuh jalur hukum. Selama proses sengketa, untuk menjamin kontinuitas pelayanan, kedua belah pihak tetap harus terus di laksanakan selama 1 bulan.
Teliti sistem kontrak yang ditandatangani/apakah telah tepat, dan telah sesuai dengan realisasi pelaksanaannya.
Bila ada klausul pemberian uang muka, pastikan bahwa uang muka yang diberikan kepada penyedia barang/jasa telah sesuai dengan ketentuan

Bagi anda yang menginginkan file word dokumen Pokja akreditasi KPS Standar Kemenkes 2022 atau dokumen pokja lainnya seperti (HPK, SKP, PPI, PMKP, PP, AKP, TKRS, MFK, KE, PROGNAS, PAB, MRMIK PAP) mulai dari regulasi - bukti sesuai standar dan elemen penilaian bisa hub 081242949477 via whatsapp

Lokasi:Indonesia