Home / Akreditasi Klinik / Akreditasi Labolatoriun / Akreditasi Praktek Dokter dan Dokter Gigi / Akreditasi Puskesmas

Teknik Telusur dalam Standar Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan 2023

Diposkan oleh Iwansyah Post a Comment
Literasiperawat.com ~ Metodologi Telusur adalah suatu metode yang efektif untuk memahami proses atau sistem di Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan, UTD, TPMD dan TPMDG. Kegiatan operasional dan pelayanan di Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan, UTD, TPMD dan TPMDG yang kompleks menjadikan metode telusur sebagai salah satu metode yang tepat untuk memahami proses yang terjadi serta melakukan penilaian di dalam survey.
  1. Telusur Dokumen : Metode telusur ini dapat menggunakan dokumen atau rekam medik pasien sebagai alat bantu untuk memahami proses yang terjadi.
  2. Telusur Sistem : Telusur Sistem dilakukan untuk menilai sistem atau proses spesifik di Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan, UTD, TPMD dan TPMDG.
Telusur Dokumen
Data dan informasi yang diperoleh dari telusur dapat digunakan untuk :
  1. Memahami proses pelayanan di Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan, UTD, TPMD dan TPMDG;
  2. Memahami koordinasi yang terjadi didalam Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan, UTD, TPMD dan TPMDG;
  3. Memahami bagaimana staf memberikan pelayanan;
  4. Mengidentifikasi adanya kesenjangan atau kekurangan di dalam sistem, misalnya antara kebijakan yang ditetapkan dengan apa yang diharapkan terjadi;
  5. Melakukan observasi terhadap lingkungan pelayanan;
  6. Mendapatkan informasi tentang pengalaman pasien/pelanggan di dalam menerima pelayanan di Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan, UTD, TPMD dan TPMDG;
  7. Menganalisa pelayanan yang berfokus pada pasien/pelanggan sesuai standar ; dan/atau
  8. Mengintegrasikan temuan hasil telusur untuk selanjutnya menyusun rekomendasi
Telusur Sistem
dilakukan untuk menilai sistem atau proses spesifik di Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan, UTD, TPMD dan TPMDG. Selama telusur sistem, surveior melaksanakan hal-hal sebagai berikut:
  1. Evaluasi kinerja dari sistem atau proses dengan fokus tertentu pada integrasi dan koordinasi dari proses berbeda tetapi terkait
  2. Evaluasi komunikasi antara berbagai disiplin dan unit/bagian 
  3. Identifikasi masalah pada masing-masing proses terkait
Telusur sistem mencakup kegiatan kunjungan ke unit/bagian untuk melakukan evaluasi terhadap penerapan standar dan menelaah dampak dari penerapannya. Penelusuran juga termasuk pertemuan interaktif antara surveior dengan staf terkait dengan penggunaan informasi dari unit/bagian. Topik diskusi pada telusur interaktif ini minimal memuat beberapa hal sebagai berikut
  1. Alur proses/sistem di Faskes termasuk identifikasi dan manajemen risiko, integrasi dari kegiatan-kegiatan penting, komunikasi diantara staf/unit yang terlibat dalam proses.
  2. Kekuatan dan kelemahan di dalam sistem/proses, dan kemungkinan dibutuhkan tindakan di area yang membutuhkan perbaikan.
  3. Masalah yang memerlukan eksplorasi di kegiatan survei yang lain. 
  4. Evaluasi dari standar akreditasi dan kepatuhan terhadap standar pelayanan. 
  5. Tanya jawab dan edukasi oleh surveior.

Petunjuk Pelaksanaan Telusur : Survei Hybrid

Pelaksanaan Survei Hybrid (daring dan luring)
Penjelasan kegiatan survei dilakukan secara daring (online) paling lambat H-7 (tujuh) sebelum hari pertama survei dilaksanakan, diantaranya memastikan jadwal survei, dan waktu kedatangan surveior. 

Daring Dapat dilaksanakan antara H-3 (tiga) sampai dengan H-4 (empat) sebelum Survei Luring. Kegiatan Survei Daring meliputi: Perkenalan dari Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan, UTD dan Surveior.
  1. Ketua Tim Surveior membacakan kode etik surveior.
  2. Penyampaian Maksud dan Tujuan Survei
  3. Menjelaskan agenda proses survei secara lengkap (contoh Agenda Terlampir di bawah)
  4. Presentasi Kepala Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD terkait: profil Puskesmas, Laboratorium Kesehatan dan UTD, program peningkatan mutu internal dan pelaporan IKP.
Dalam presentasi ini harus dijelaskan hal-hal dibawah ini:
  1. Bagaimana indikator mutu dan keselamatan pasien ditetapkan ;
  2. Bagaimana indikator diberi prioritas pengumpulan data;
  3. Bagaimana data dikumpulkan dan di analisis;
  4. Bagaimana hasil analisis dikomunikasikan dan digunakan untuk perbaikan perencanaan; dan
  5. Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD dapat memilih contoh peningkatan mutu untuk menunjukkan metodologinya dan peningkatan yang sudah dicapai.

Surveior melakukan telusur dokumen secara daring. Telusur dokumen ini bertujuan untuk meneliti kesesuaian dokumen dan regulasi dengan standar.

Dokumen dan regulasi ini sebelumnya telah di upload ke link/tautan yang diberikan oleh lembaga penyelenggara akreditasi yang dapat diakses pada Sistem Informasi Nasional Akreditasi Fasyankes (SINAF).

Selanjutnya jika ada hal yang kurang jelas dari isi dokumen dan regulasi dilakukan klarifikasi.

Kegiatan survei luring meliputi:
  1. Pembukaan
  2. Telusur Dokumen
  3. Wawancara
  4. Pemeriksaan Fasilitas (Facility Tour)
  5. Briefing Harian
  6. Telaah Rekam Medis
  7. Kualifikasi Staf dan Sesi Edukasi
  8. Exit Conferrence

Telusur Dokumen : Telusur dokumen ini bertujuan untuk meneliti kesesuaian dokumen dan regulasi dengan standar. Selanjutnya jika ada hal yang  kurang jelas dari isi dokumen dan regulasi dilakukan klarifikasi.
Wawancara : Tujuan wawancara ini untuk menggali informasi terkait kinerja minimal dari Kepala, penanggung jawab, koordinator, dan pelaksana di Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD.

Pemeriksaan Fasilitas (Facility Tour)
Tujuan pemeriksaan keliling fasilitas ini untuk memeriksa masalah terkait dibawah ini: 
  1. Fasilitas fisik, termasuk sarana/bangunan;
  2. Sistem utilitas;
  3. Sistem keselamatan kebakaran;
  4. Peralatan medis dan lainnya;
  5. Keamanan dan keselamatan pasien, pengunjung dan staf; 
  6. Pengendalian dan pencegahan infeksi;
  7. Kedaruratan dan Bencana;
  8. Limbah dan bahan berbahaya;
Area pelayanan pasien/pelanggan yang dipilih adalah 
  1. penerimaan pasien/pelanggan,
  2. pemeriksaan dokter,
  3. pengambilan spesimen, dan lain-lain.
Surveior akan memeriksa apakah koridor dan jalan keluar bebas dari berbahaya jika terjadi kedaruratan. Pemeriksaan keliling ini dirancang untuk mencakup area dengan risiko tinggi dari segi keselamatan dan keamanan.

Area non pasien/pelanggan yang dikunjungi oleh
surveior termasuk:
  1. Area Sumber listrik utama dan cadangan, misalnya: genset, solar cell; 
  2. Area gudang menyimpan barang;
  3. Tempat penyimpanan Bahan Berbahaya dan Beracun (B3);
  4. Tempat berkumpul (titik kumpul);
  5. Tempat Pembuangan Limbah Sementara (TPS) B3; 
  6. Tempat pengolah limbah (padat dan cair);
  7. dan lain-lain
Briefing Harian
Briefing harian bertujuan untuk menyampaikan proses survei yang dilakukan hari sebelumnya dan juga temuan yang dapat berpengaruh terhadap keputusan survei. Sesi ini juga bertujuan untuk memberi kesempatan pihak Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD melakukan klarifikasi atas temuan yang ada.

Telaah Rekam Medik
Sesi ini diadakan untuk memastikan kepatuhan Puskesmas menyediakan pencatatan rekam medik 2 (dua) bulan baik pada survei pertama maupun survei re-akreditasi. Dan Klinik menyediakan pencatatan rekam medik 3 (tiga) bulan untuk akreditasi pertama dan 12 (dua belas) bulan untuk survei re-akreditasi

Kualifikasi dan Sesi Edukasi
  1. Tujuan dari wawancara ini untuk membahas proses rekruitmen, pengenalan dan evaluasi dari staf Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD. Sebagai tambahan, wawancara juga membahas proses yang dilakukan Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD untuk menilai kredensial dari tenaga medis, keperawatan dan tenaga kesehatan profesonal lainnya tentang kemampuan mereka memberikan layanan klinik/Laboratorium/UTD sesuai dengan kualifikasi mereka.
  2. Sesi ini dilakukan dengan menelaah sampel file karyawan yang terdiri atas tenaga medis, keperawatan, tenaga kesehatan lain dan tenaga non nakes, untuk menyesuaikan dengan persyaratan yang ada di standar maupun elemen penilaian.
Exit Conference
Tujuan acara ini adalah melaporkan kepada pimpian Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD tentang hasil pelaksanaan survei. Exit conference dihadiri oleh:
  1. Kepala Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD;
  2. Pemilik Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD/yang mewakili;
  3. Penanggung jawab mutu, pelayanan dan administrasi di Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD; dan
  4. Pejabat yang bertanggung jawab atas koordinasi acara survei, seperti koordinator survei/ketua tim akreditasi Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD.
Acara ini memuat dua bagian penting yaitu Diskusi dengan pimpinan Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD tentang laporan survei dan proses tindak lanjutnya, Diskusi meliputi topik:
  1. Tujuan pertemuan;
  2. Ringkasan temuan terkait standar;
  3. Penekanan bahwa surveior tidak membuat keputusan akhir terkait akreditasi;
  4. Diskusi tentang temuan yang masih dipertanyakan atau ada perbedaan perspektif;
  5. Tindak lanjut dari temuan survei, seperti rekomendasi atau tindak lanjut survei; dan
  6. Penyajian resmi garis besar laporan kepada pimpinan Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD.
Survieor akan memberikan edukasi untuk membantu membuat Rekomendasi berdasar temuan “tidak tercapai” dari laporan survei. Surveior akan menjelaskan proses tindak lanjutnya mengenai komunikasi dengan lembaga penyelenggara akreditasi.

Petunjuk Pelaksanaan Telusur : Survei Daring (full online)

  1. Pembukaan
  2. Penyampaian maksud dan tujuan Survei
  3. Presentasi dokter/ dokter gigi praktik mandiri terkait: Profil TPMD/ TPMDG, Tata kelola, Program peningkatan mutu dan Pelayanan klinis.
  4. Telusur Dokumen: bertujuan untuk meneliti kesesuaian dokumen dan regulasi dengan standar. Selanjutnya jika ada hal yang kurang jelas dari isi dokumen dan regulasi dilakukan klarifikasi.
  5. Wawancara: Tujuan wawancara ini untuk menggali informasi terkait kinerja dokter praktik mandiri, dokter gigi praktik mandiri, dan tenaga lain di TPMD/ TPMDG.
Pemeriksaan Fasilitas (Facility Tour)
Tujuan pemeriksaan keliling fasilitas ini untuk memeriksa masalah terkait dibawah ini: 
  1. Fasilitas fisik, termasuk sarana/bangunan;
  2. Sistem utilitas;
  3. Sistem keselamatan kebakaran;
  4. Peralatan medis dan lainnya;
  5. Keamanan dan keselamatan pasien, pengunjung dan staf; 
  6. Pengendalian dan pencegahan infeksi;
  7. Kedaruratan dan Bencana;
  8. Limbah dan bahan berbahaya;
  • Area pelayanan pasien/pelanggan yang dipilih adalah penerimaan pasien/pelanggan, pemeriksaan dokter, pengambilan spesimen, dan lain-lain. Surveior akan memeriksa apakah koridor dan jalan keluar bebas dari berbahaya jika terjadi kedaruratan. Pemeriksaan keliling ini dirancang untuk mencakup area dengan risiko tinggi dari segi keselamatan dan keamanan.
  • Area non pasien/pelanggan yang diperiksa oleh surveior termasuk: Tempat penyimpanan Bahan Berbahaya dan Beracun (B3); 
  1. Tempat Pembuangan Limbah Sementara (TPS) B3;
  2. Tempat pengolah limbah (padat dan cair);
  3. dan lain-lain
Pemeriksaan Fasilitas (Facility Tour) dilakukan secara online melalui video.

Kualifikasi Staf dan Sesi Edukasi
Tujuan dari wawancara ini untuk membahas proses rekruitmen, pengenalan dan evaluasi dari staf Puskesmas. Sesi ini dilakukan dengan menelaah file pegawai, untuk menyesuaikan dengan persyaratan yang ada di standar maupun elemen penilaian.

Telaah Rekam Medik
Sesi ini diadakan untuk memastikan kepatuhan TPMD/ TPMDG menyediakan pencatatan rekam medik 3 (tiga) bulan untuk akreditasi pertama dan survei re-akreditasi.

Exit Conferrence
Tujuan acara ini adalah melaporkan kepada dokter/ dokter gigi praktik mandiri tentang hasil pelaksanaan survei. Acara ini memuat dua bagian penting yaitu diskusi dengan dokter/dokter gigi praktik mandiri tentang laporan survei dan proses tindak lanjutnya, diskusi meliputi topik:
  1. Tujuan pertemuan;
  2. Ringkasan temuan terkait standar;
  3. Penekanan bahwa surveior tidak membuat keputusan akhir terkait akreditasi;
  4. Diskusi tentang temuan yang masih dipertanyaan atau ada perbedaan perspektif; dan 
  5. Tidak lanjut dari temuan survei, seperti rekomendasi atau tindak lanjut survei
  6. Penyajian resmi garis besar laporan kepada dokter/ dokter gigi praktik mandiri
Survieor akan memberikan edukasi untuk membantu membuat rekomendasi berdasar temuan “tidak tercapai” dari laporan survei. Surveior akan menjelaskan proses tindak lanjutnya mengenai komunikasi dengan lembaga penyelenggara akreditasi.

Petunjuk Pelaksanaan Telusur : Luring (Full Luring)

Kegiatan survei luring meliputi :
  • Pembukaan
  • Penyampaian Maksud dan Tujuan Survei
  • Presentasi Kepala Puskesmas, Laboratorium Kesehatan dan UTD, terkait:
  1. profil Puskesmas, 
  2. Laboratorium Kesehatan dan UTD, 
  3. program peningkatan mutu internal dan 
  4. pelaporan IKP.
  5. Dalam presentasi ini harus dijelaskan hal-hal dibawah ini: Bagaimana indikator mutu dan keselamatan pasien ditetapkan; Bagaimana indikator diberi prioritas pengumpulan data; Bagaimana data dikumpulkan dan di analisis; Bagaimana hasil analisis dikomunikasikan dan digunakan untuk perbaikan perencanaan; dan Puskesmas, Laboratorium Kesehatan dan UTD dapat memilih contoh peningkatan mutu untuk menunjukkan metodologinya dan peningkatan yang sudah dicapai.
Telusur Dokumen: Telusur dokumen ini bertujuan untuk meneliti kesesuaian dokumen dan regulasi dengan standar. Selanjutnya jika ada hal yang kurang jelas dari isi dokumen dan regulasi dilakukan klarifikasi.
Wawancara: Tujuan wawancara ini untuk menggali informasi terkait kinerja minimal dari Kepala, penanggung jawab, koordinator, dan pelaksana di Puskesmas, Laboratorium Kesehatan dan UTD

Pemeriksaan Fasilitas (Facility Tour)
Tujuan pemeriksaan keliling fasilitas ini untuk memeriksa masalah terkait dibawah ini: 
  1. Fasilitas fisik, termasuk sarana/bangunan;
  2. Sistem utilitas;
  3. Sistem keselamatan kebakaran;
  4. Peralatan medis dan lainnya;
  5. Keamanan dan keselamatan pasien, pengunjung dan staf; 
  6. Pengendalian dan pencegahan infeksi;
  7. Kedaruratan dan Bencana;
  8. Limbah dan bahan berbahaya;

Area pelayanan pasien/pelanggan yang dipilih adalah 
  1. penerimaan pasien/pelanggan,
  2. pemeriksaan dokter,
  3. pengambilan spesimen, dan lain-lain.
Surveior akan memeriksa apakah koridor dan jalan keluar bebas dari berbahaya jika terjadi kedaruratan. Pemeriksaan keliling ini dirancang untuk mencakup area dengan risiko tinggi dari segi keselamatan dan keamanan.

 Area non pasien/pelanggan yang dikunjungi oleh surveior termasuk:
  1. Area Sumber listrik utama dan cadangan, misalnya: genset, solar cell; 
  2. Area gudang menyimpan barang;
  3. Tempat penyimpanan Bahan Berbahaya dan Beracun (B3);
  4. Tempat berkumpul (titik kumpul);
  5. Tempat Pembuangan Limbah Sementara (TPS) B3; 
  6. Tempat pengolah limbah (padat dan cair);
  7. dan lain-lain
Briefing Harian
Briefing harian bertujuan untuk menyampaikan proses survei yang dilakukan hari sebelumnya dan juga temuan yang dapat berpengaruh terhadap keputusan survei.
Sesi ini juga bertujuan untuk memberi kesempatan pihak Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD melakukan klarifikasi atas temuan yang ada.
Telaah Rekam Medik
Sesi ini diadakan untuk memastikan kepatuhan Puskesmas menyediakan pencatatan rekam medik 2 (dua) bulan baik pada survei pertama maupun survei re-akreditasi. Dan Klinik menyediakan pencatatan rekam medik 3 (tiga) bulan untuk akreditasi pertama dan 12 (dua belas) bulan untuk survei re-akreditasi
 Kualifikasi dan Sesi Edukasi
  • Tujuan dari wawancara ini untuk membahas proses rekruitmen, pengenalan dan evaluasi dari staf Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD. Sebagai tambahan, wawancara juga membahas proses yang dilakukan Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD untuk menilai kredensial dari tenaga medis, keperawatan dan tenaga kesehatan profesonal lainnya tentang kemampuan mereka memberikan layanan klinik/Laboratorium/UTD sesuai dengan kualifikasi mereka.
  • Sesi ini dilakukan dengan menelaah sampel file karyawan yang terdiri atas tenaga medis, keperawatan, tenaga kesehatan lain dan tenaga non nakes, untuk menyesuaikan dengan persyaratan yang ada di standar maupun elemen penilaian.
Exit Conference
Tujuan acara ini adalah melaporkan kepada pimpian Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD tentang hasil pelaksanaan survei. Exit conference dihadiri oleh:
  1. Kepala Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD;
  2. Pemilik Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD/yang mewakili;
  3. Penanggung jawab mutu, pelayanan dan administrasi di Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD; dan
  4. Pejabat yang bertanggung jawab atas koordinasi acara survei, seperti koordinator survei/ketua tim akreditasi Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD.
Acara ini memuat dua bagian penting yaitu Diskusi dengan pimpinan Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD tentang laporan survei dan proses tindak lanjutnya, Diskusi meliputi topik:
  1. Tujuan pertemuan;
  2. Ringkasan temuan terkait standar;
  3. Penekanan bahwa surveior tidak membuat keputusan akhir terkait akreditasi;
  4. Diskusi tentang temuan yang masih dipertanyakan atau ada perbedaan perspektif;
  5. Tindak lanjut dari temuan survei, seperti rekomendasi atau tindak lanjut survei; dan
  6. Penyajian resmi garis besar laporan kepada pimpinan Puskesmas, Klinik, Laboratorium Kesehatan dan UTD.
Survieor akan memberikan edukasi untuk membantu membuat Rekomendasi berdasar temuan “tidak tercapai” dari laporan survei. Surveior akan menjelaskan proses tindak lanjutnya mengenai komunikasi dengan lembaga penyelenggara akreditasi.

Dan bagi  yang menginginkan file lengkap dokumen Akreditasi Klinik Utama maupun Pratama bisa wahtsapp ‪082193110271‬ atau chat email nsiwansyah@gmail.com

Referensi :
  1. Permenkes No 34 tahun 2022 Tentang Akreditasi Puskesmas,Klinik,Lab.Kes,Unit Transfusi darah, TPMD, TPMDG.
  2. Kepdirjen Yankes No.HK.02.02/I/ 3991/2022 tentang Petunjuk Teknis Survei Akreditasi Puskesmas,Klinik,Lab.Kes,Unit Transfusi darah, TPMD, TPMDG.

 
Lokasi:Indonesia
Iwansyah
Iwansyah Seorang Penulis Pemula Yang Mengasah Diri Untuk Menjadi Lebih Baik

Post a Comment for "Teknik Telusur dalam Standar Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan 2023"