Cara Efektif Membentuk Tim Pokja Akreditasi Rumah Sakit Starkes

Literasi Perawat ~ Akreditasi rumah sakit. Emang perlu ya? Ternyata perlu saudara-saudara. Kalau ndak ada akreditasi, terus siapa yang mantau mutu rumah sakit di Indonesia? Dunia kesehatan bukan lagi seperti jaman dahulu dimana dokter dianggap dewa dan pasien hanya manut. Sekarang pasien sudah bisa memilih mana rumah sakit yang baik pelayanannya. Mau tidak mau semua rumah sakit harus berbenah agar tidak tertinggal.

Ketika melihat standar akreditasi dan elemen penilaiannya, pasti banyak yang mengeluh. Wajar saja karena sebelumnya rumah sakit belum pernah diajarkan yang demikian. Mereka harus merombak sistem dan menyesuaikan dengan standar terbaru. Banyak hal yang sebelumnya belum ada, harus diadakan. Dokumen rekam medis yang awalnya cuma sehelai, jadi tebel sampe bisa dijadiin bantal dan bahkan di tahun 2023 sudah diberlakukan E-Rekam Medis.

Nggak usah keburu panik. Tarik nafas panjang. Hal yang paling penting adalah BUKAN menjadikan akreditasi sebagai beban. Sebaliknya, akreditasi adalah jalan menuju perbaikan rumah sakit.

Akreditasi menjadi penting karena untuk mendapatkan/memperpanjang izin rumah sakit harus sudah terakreditasi. Untuk bisa bekerja sama dengan BPJS Kesehatan pun demikian. Wajar lah ya, bagaimana mungkin izin rumah sakit diberikan kalau pelayanannya nggak standar. Sayangnya banyak rumah sakit yang terhambat akreditasi karena masalah dana. Bukan rahasia umum kalo akreditasi menghabiskan banyak biaya. Berbagai macam pelatihan yang harus diikuti, berbagai standar yang harus diaplikasikan dan sayangnya semua itu tidak tercover dalam biaya pasien JKN. Saat itulah manajemen rumah sakit harus berpikir keras agar rumah sakit tetap bisa beroperasi, pasien tertangani dan karyawan tetap digaji.

Dalam membentuk tim Pokja Akreditasi Rumah Sakit diperlukan pemahaman mengenai isi dari standar akreditasi tersebut.

Pokja Akreditasi rumah sakit berfungsi untuk melakukan percepatan penyelesaian dokumen-dokumen akreditasi rumah sakit. Dalam pembentukan tim pokja akreditasi rumah sakit harus mempertimbangkan isi dari standar. Disamping itu dalam mempertimbangkan tim pokja akreditasi rumah sakit setidaknya mempertimbangkan attitude dan skill yang dimiliki. Hal ini bertujuan agar terjadinya percepatan pemahaman akan standar.

Membentuk tim akreditasi sesuai pokja yang dibutuhkan. Bagaimana cara menyusun tim pokja yang efektif? Lihatlah elemen penilaian dari masing-masing pokja. Di sana akan terlihat kebutuhan tim pokja tersebut.

Salah satu contoh pembentukan Pokja Akreditasi Rumah Sakit Starkes antara lain:

Untuk menunjang keberhasilan standar Pokja Hak Paien dan Keluarga (HPK) tentunya melibatkan tim dari customer service atau front office, dokter, perawat maupun security.
Standar Kompetensi dan Pendidikan Staf (KPS) setidaknya melibatkan unit HRD, perawat, medis, clinical support, sekretaris medis.
Pokja Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI). Sebaiknya berisi orang‐orang yang sehari-‐harinya mengurus soal pengendalian infeksi. Walaupun pengendalian infeksi tidak dapat dilepaskan dari keselamatan pasien, hendaklah diingat bahwa pencegahan dan pengendalian infeksi sesungguhnya mempunyai cakupan kerja yang jauh lebih luas dari pada keselamatan pasien. Selain anggota PPI RS sendiri, hendaklah pokja ini mengikutsertakan mereka yang selama ini juga mengelola limbah, lingkungan hidup, teknik, pemulasaraan sarana rumah sakit, dan sentral sterilisasi rumah sakit, dan perwakilan dari unit-‐unit pelayanan. Lebih baik bila pokja ini bisa dipimpin seorang dokter yang bersertifikat pengendalian infeksi atau seorang ahli mikrobiologi klinis.
Pokja Tata Kelola Rumah Sakit (TKRS). Anggota-‐anggota pokja ini seperti namanya, perlu mengetahui dengan rinci dokumen-dokumen dan implementasi yang sifatnya mendasar. Salah satu direktur atau justru direktur utama hendaknya memimpin sendiri pokja ini, dan mulai dengan pembahasan mengenai hospital bylaws bila belum ada. Rumah sakit yang mempunyai unit business development bisa mengikutsertakan anggota unit tersebut dalam pokja ini.
Pokja Manajemen Fasilitas dan Keselamatan (MFK). Pokja ini mengurus pemulasaraan sarana RS, kesehatan dan keselamatan kerja (K3), dan hal-‐hal yang terkait antara fasilitas dan pelayanan. Oleh karena itu, ketua panitia pembina K3RS dan orang-‐orang dari unit pemeliharaan sarana RS perlu masuk dan berkolaborasi di dalam pokja ini.
Pokja Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP). Pokja ini memang terlihat agak tumpang tindih dengan keenam sasaran keselamatan pasien, walau sebenarnya tidak. Mutu menjadi panglima dalam pokja ini. Oleh karena itu, anggota pokja ini sebenarnya adalah mereka yang selama ini mengelola panitia mutu rumah sakit. Mutu rumah sakit ini dibedakan menjadi mutu klinis dan mutu manajerial. Banyak rumah sakit beranjak mengukur mutu lewat standar pelayanan minimal. Anggota pokok dalam pokja ini hendaklah mereka yang menguasai soal mutu rumah sakit.
Pokja Manajemen Rekam Medis dan Informasi (MRMIK). Pokja ini unik karena telah memandang rumah sakit sebagai institusi yang memerlukan (dan tergantung) pada sistem informasi. Diakui atau tidak, dewasa ini sistem informasi di rumah sakit memang mulai memegang peranan yang vital. Peran ini mulai dari sistem billing sampai pengambilan keputusan di manajemen puncak. Pokja ini hendaknya beranggotakan pimpinan rekam medis, dan beranggotakan orang-‐orang yang memanfaatkan informasi dalam pekerjaan sehari-‐hari seperti bagian keuangan, akuntansi, pembelian, dan lain-‐lain. Disamping itu perlu ada tim dokumen kontrol, yang membantu setiap fungsi untuk melakukan pengendalian dokumen.

Selesai menentukan tim, waktunya membuat dokumen akreditasi. Dokumen mana dulu yang harus dibuat? Sebaiknya dari kebijakan, lanjut ke pedoman & panduan baru SPO. Ada banyak sumber yang memberikan ceklis dokumen yang dibutuhkan masing-masing pokja. Untuk contoh dokumen bisa di browsing di Suara Literasi Perawat Indonesia dengan kata kunci Akreditasi, tapi jangan lupa disesuaikan dengan kondisi rumah sakit. Karena tiap rumah sakit akan sangat berbeda satu dengan lainnya. Ketika dokumen sebagian telah selesai, bisa langsung dimulai penerapan standar agar pelaksana menjadi terbiasa. Tidak lagi terkaget-kaget saat diberikan segambreng hal baru secara bersamaan. Ini juga sebagai evaluasi apakah standar sudah bisa diterapkan secara optimal atau masih perlu modifikasi.

Lalu kapan saat yang tepat untuk mengajukan bimbingan akreditasi dari Lembaga Penyelenggara Akreditasi Rumah Sakit ? atau melakukan studi banding ke rumah sakit yang sudah lulus akreditasi? Saat yang tepat adalah ketika tim akreditasi sudah bisa ‘menemukan jalannya’ serta dokumen sudah mulai dibuat. Studi banding dulu atau bimbingan dulu? Saran saya sih studi banding dulu saja supaya kita benar-benar mengerti real nya penerapan akreditasi itu seperti apa. Jadi kita akan memahami penafsiran dari standar akreditasi dan elemen penilaian yang ada. Siapa yang harus ikut studi banding? Sebaiknya seluruh tim akreditasi. Namun apabila harus dibatasi, maka saran saya adalah orang yang paling tahu tentang pokja tersebut. Sehingga dia akan menyerap ilmu sebanyak-banyaknya. Bukan lagi datang tanpa ilmu jadi nggak tau apa yang harus dicari.

Usai studi banding, bisa jadi akan banyak dokumen yang perlu direvisi atau dibuat kembali. Nggak perlu pusing, itu adalah hal yang wajar. Dari sebelumnya nggak tahu menjadi tahu. Jadi pasti ada perbaikan. Gimana cara menentukan rumah sakit yang tepat untuk menjadi tujuan akreditasi? Kriteria simpelnya adalah rumah sakit yang dengan besar hati mau ngasi contoh dokumennya sekaligus mau berbagi pengalaman akreditasi disana. Saya nggak tahu pasti kenapa Lembaga Penyelenggara Akreditasi Rumah Sakit tidak membuat form dokumen standar yang bisa dimodifikasi oleh rumah sakit. Pada akhirnya tiap rumah sakit harus meraba-raba untuk membuat dokumen sesuai standar. Disclaimer : dokumen dari rumah sakit yang sudah lulus akreditasi belum tentu sudah betul bila nanti surveior yang datang di rumah sakit kita berbeda.

Saat dokumen sudah jadi semua, penerapan sudah 70%, bolehlah mengajukan bimbingan dari Lembaga Penyelenggara Akreditasi Rumah Sakit(KARS, LAFKI, LARS, LARSI DLL). Di bimbingan ini kita juga akan diubek-ubek lagi masalah dokumen. Jangan khawatir, telusur lapangan pasti nggak akan kelewat karena itu yang paling utama.

Dari hasil bimbingan nantinya kita akan tahu seberapa siap rumah sakit untuk menghadapi survei akreditasi. Apakah kira-kira bisa dilaksanakan dalam waktu dekat, perlu survey simulasi atau bahkan mungkin harus mundur lagi. Dibawa santai saja. Ingat, akreditasi bukanlah tujuan akhir. Melainkan hanya alat untuk meningkatkan mutu rumah sakit.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mempersiapkan akreditasi? Kemenkes memberi syarat bahwa untuk maju akreditasi harus ada bukti minimal 3 bulan bahwa rumah sakit tersebut sudah sesuai standar. Lha menyiapkan biar sesuai standar ini lho yang lama. Ada yang 1 tahun, ada yang sampe 3 tahun. Rumah sakit saya sendiri butuh waktu sekitar 1 tahun sejak persiapan hingga survey akreditasi.

Hal penting lain yang perlu diingat, dalam pembuatan dokumen atau penerapan standar nggak perlu tanya dari banyak rumah sakit. Ambil contoh dari satu atau dua saja sudah cukup. Kalau kebanyakan contoh nanti malah bingung mau menerapkan yang mana. Ibarat pepatah kekinian, less is more. Toh nanti keputusan final tetap di tangan surveior rumah sakit kita. Dan kalau nanti udah lulus, jangan pelit berbagi ke sesama. Saingan kita bukan lagi rumah sakit gang sebelah, tapi rumah sakit negara tetangga yang bikin pasien kita kabur kesana. Buktikan dong kalo Indonesia nggak kalah keren juga.

Bagi bapak/ibu yang membutuhkan file word lengkap pokja akreditasi Rumah Sakit Standar kemenkes mulai dari regulasi sampai bukti silahkan whatsapp 081242949477

Lokasi:Indonesia